AZ Sint-Augustinus Veurne – ICT audit

Het AZ Sint-Augustinus is een regionaal algemeen ziekenhuis met ruim tweehonderd erkende acute ziekenhuisbedden. Het ziekenhuis heeft vandaag een aantal prioriteiten gedefinieerd op vlak van beleidsniveau, waaronder een nieuwbouw project, accreditatie, mogelijke samenwerkingen met gespecialiseerde centra en andere ziekenhuizen alsook verdere automatisering van het ziekenhuis. 

 

Projectbeschrijving

Het ziekenhuis kende in 2014 een aantal uitdagingen op vlak van ICT. Omwille van de essentiële rol van de ICT strategie en organisatie voor de verdere automatisering van het ziekenhuis, werd hict door de directie en medische raad gevraagd een audit te organiseren met als uiteindelijk doel ICT naar een hoger niveau te brengen. De audit was bedoeld om inzicht te verkrijgen in het huidige ICT beleid, de werking van de ICT afdeling en de eventuele mogelijkheden tot verbetering. De audit moest antwoord geven op de volgende vragen:

| Is de dienst informatica op de juiste manier georganiseerd? Welke zijn de mogelijke verbeterpunten?

| Is de aanpak bij de implementatie van nieuwe systemen goed geregeld?

| Zijn de competenties binnen de dienst ICT correct afgestemd op de noden van de organisatie?

Aanpak

 

 

Op basis van een aantal intensieve workshops met een representatieve groep ICT gebruikers (artsen, medisch-technische diensten, ondersteunende diensten, verpleging en administratie), beleidsorganen (directiecomité en medische raad) en interviews met ICT medewerkers werd inzicht verkregen in de huidige werking van de ICT afdeling.

De betrokkenen werden op diverse onderwerpen bevraagd. Daarin was er vooral aandacht voor strategie, beleid, interne processen, service levels, projecten, applicaties en integratie. De meer ICT technische aspecten werden vooralsnog buiten beschouwing gelaten zoals security, systemen & netwerk en infrastructuur. 

 

Na verwerking van de workshops en interviews werd de inhoud gevalideerd door de betrokkenen. Verder vond ook een observatie van de ICT afdeling plaats.

Alle input werd vervolgens in een SWOT-analyse verwerkt. Deze SWOT werd opgesteld op basis van de organisatie criteria van de kwadrant methodiek (EFQM). 

De interactieve aanpak op basis van workshops heeft geleid tot waardevolle inzichten en een goede onderbouwd overleg. Ook de combinatie met de observatie van de ICT afdeling leverde een duidelijke kijk op het beleid en de werking.

Resultaten 

hict stelde een rapport op waarin een volledige analyse en mogelijke oplossing uiteengezet werd. Dit op basis van drie thema’s:

  1. organisatie;
  2. projecten;
  3. medewerkers.

In deze rapportage was er in het bijzonder aandacht voor ‘business en ICT alignement’, de samenwerking tussen de medewerkers van de ICT afdeling en de gebruikers zoals artsen en verpleegkundigen, maar ook awareness creatie en betrokkenheid van gebruikers.

Per thema werden acties en adviezen voorgesteld, maar ook over de drie thema’s heen werden volgende concrete oplossingen aangereikt:

| Samen met het ziekenhuis is een nieuwe organisatiestructuur opgezet om ICT een strategische rol te geven in het ziekenhuis. In      de praktische communicatie tussen de verschillende diensten is gekozen voor een centrale geautomatiseerde helpdesk met ticketsysteem.

| Daarnaast is een ICT commissie geïnstalleerd als evenwichtspunt tussen de business en ICT en voor optimale samenwerking tussen beide partijen.

| De oprichting van een Project Management Office (PMO) tenslotte zorgt ervoor dat budget, scope en timing nauwgezet bijgehouden worden en geeft ondersteuning naar goedgekeurde projecten en projectleiders. Ook belangrijk hierbij is dat gebruikers  hun verantwoordelijkheid kunnen opnemen in ‘business’ gerelateerde projecten, dit uiteraard in samenwerking met de ICT afdeling.

Dit rapport werd gepresenteerd aan diverse stakeholders en positief onthaald door het ziekenhuis. Op dit moment is het ziekenhuis zeer actief bezig met het uitvoeren van de eerste implementaties van het geformuleerde advies.

Uw contactpersoon

Jan Demey
Managing director
Jan Demey
By submitting this form, you accept the Mollom privacy policy.
Ezelstraat 69 | B- 8000 Brugge | Belgium | Phone: +32.50.33.33.40 | Fax: +32.50.33.33.39 | BTW BE 0866 039 556 | RPR/RPM Brugge | e-mail: info@hict.com