Naar aanleiding van een Europese richtlijn moeten in België alle aanbestedende overheden sinds 1 april 2019 gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen die in overeenstemming zijn met een internationale standaardnorm.
De groep Broeders van Liefde wordt gekwalificeerd als een aanbestedende overheid. Dit impliceert dat zij:
De groep Broeders van Liefde beheert meer dan 50 scholen voor gewoon en buitengewoon onderwijs, 12 psychiatrische ziekenhuizen en 15 orthopedagogische centra. Ook de ouderenzorg, verslavingszorg, sociale economie en kinderdagopvang behoren tot haar activiteiten. Elk werken ze binnen hun eigen autonome boekhoudomgeving.
Het project eWay werd opgezet met als doel de interne processen zodanig aan te passen dat inkomende elektronische facturen ontvangen en verwerkt kunnen worden, zoals de wetgever voorschrijft.
De Groep Broeders van Liefde is een sectorbrede organisatie die een honderdtal boekhoudkundige entiteiten omvat. Een uniforme en organisatiebrede oplossing drong zich op.
Tijdens het project werden subsidiaire doelstellingen geformuleerd, zoals het realiseren van een archiveringsoplossing voor e-facturen.
Governance
Het project eWay kreeg een duidelijke governance-structuur waarbij Hict de projectleiding op zich nam. Niet alleen projectmatige, maar ook inhoudelijke topics werden door Hict gestuurd. Daarnaast werd er een stuurgroep samengesteld met sectorverantwoordelijken, senior users per sector en key users per boekhoudkundige entiteit.
Experten binnen diverse domeinen werden geregeld betrokken.
Oplossingsgericht
Allereerst werd er gestart met een uitgebreide voorstudie. Aan de hand van marktonderzoek en sectorbevragingen werden diverse scenario’s overwogen die een oplossing aanboden ter implementatie van e-facturatie. Bij de selectie werd er rekening gehouden met de noden en verwachtingen vanuit de sectoren, maar ook met de technische haalbaarheden, kostprijs, uniformiteit en wettelijke conformiteit.
Een complexe organisatie vraagt een complexe oplossing, en dus moest de weerhouden technische omgeving (via PEPPOL en Mercurius) geconfigureerd worden op maat van de verschillende boekhoudkundige entiteiten. Het sprak voor zich dat de implementatie stapsgewijs moest gebeuren met een uitgebreide testfase per boekhoudpakket.
Het eWay project is een eerste stap richting verdere digitalisering!
Heeft u vragen of wenst u verdere toelichting, neem dan contact op met Pieter Vanleenhove of Julie Vanhooreweghe
Het project eWay wordt nog volop uitgerold. Het project leverde alvast volgende resultaten op:
